구글 스프레드시트의 '파일' 메뉴 2탄 _ ‘공유’, ‘이메일’, ‘다운로드’ 기능

구글 스프레드시트의 '파일' 메뉴 2탄 _ ‘공유’, ‘이메일’, ‘다운로드’ 기능

 

 

 

 

구글 스프레드시트의 ‘파일(File)’ 메뉴 중 ‘공유’, ‘이메일’, ‘다운로드’ 기능은 문서를 다른 사람과 협업하거나, 내보내거나, 다른 형태로 활용할 때 자주 사용하는 핵심 메뉴입니다.

 

 

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1. 공유(Share) _ 다른 사용자와 공유

 

● 기능 설명

‘공유’는 스프레드시트를 다른 사용자와 함께 볼 수 있도록 하는 기능입니다.

공유 받은 사람은 '뷰어', '댓글 작성자', '편집자'   권한 중 하나를 선택받게 됩니다.
이 기능을 통해 여러 사람이 동시에 문서를 수정하거나 의견을 주고받을 수 있습니다.

 

● 사용 방법

 

1. 상단 메뉴에서 파일 → 공유 → 다른 사용자와 공유 클릭
2. “다른 사람 및 그룹과 공유” 창이 열리면, 공유대상자 이메일 주소를 입력
3. 오른쪽에서 권한 선택
   • 뷰어 : 내용 확인만 가능
   • 댓글 작성자 : 댓글만 작성 가능
   • 편집자 : 직접 수정 가능
4. “전송(Send)” 클릭하면 초대 메일이 전송됩니다.

또는

• 우측 상단의 파란색 [공유] 버튼을 클릭해 동일한 창을 열 수 있습니다.

 

● 활용 예시

 

• 팀 프로젝트에서 예산 관리표를 공유해 함께 수정
• 교사가 학생에게 과제 양식을 배포할 때 보기 전용으로 제공
• 매장별 실적표를 관리자에게 편집 권한으로 공유하여 실시간 피드백 가능

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1. 공유(Share) _ 웹에 게시

●  기능 설명

‘웹에 게시’ 기능은 스프레드시트의 내용을 웹 페이지 형태로 인터넷에 공개하는 기능입니다.
공유 링크만 가진 누구나 파일을 열람할 수 있도록 만들며, 웹사이트나 블로그에 실시간 연동하여 삽입 할 수 있습니다

 

 

●  사용 방법

 

1. 상단 메뉴에서 파일 → 공유 → 웹에 게시 클릭
2. 게시 형태 선택
   • 전체 문서 또는 특정 시트 선택 가능
   • 웹 페이지 / CSV / TSV / PDF 등 형식 선택 가능
3. 게시(Publish) 버튼 클릭
4. 공유 링크가 생성되며, 또는 HTML Embed 코드로 웹사이트에 삽입 가능

 

 

●  활용 예시

• 수업 시간 학생들과 데이터 데이블 공유
• 분석표/ 통계표를 블로그 글에 실시간 반영
• 매장 재고 정보나 가격 데이터를 웹 공개

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2. 이메일(Email)

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기능 설명

이 메뉴는 스프레드시트의 내용을 이메일로 바로 보낼 수 있도록 도와줍니다.
문서를 첨부하거나 링크로 보내는 등 다양한 방식으로 공유할 수 있습니다.

 

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사용 방법

 

1. 상단 메뉴에서 파일 → 이메일→ 이메일로 파일 보내기 / 공동작업자에게 이메일 보내기
2. 다음 중 하나를 선택할 수 있습니다.
   • 첨부파일로 이메일 보내기 
     → PDF, OpenOffice, Excel으로 변환 후 첨부 가능
   • 공동작업자에게 이메일 보내기 
     → 이미 공유된 사용자에게 메일을 보냄
3. 이메일 제목과 내용을 입력하고 “전송” 클릭

 

●  활용 예시

 

• 회의 전 미리 결과표를 PDF로 변환해 메일로 전송
• 공동 편집자들에게 수정사항이나 알림을 메일로 전달
• 프로젝트 관리자가 각 담당자에게 최신 데이터 시트를 주기적으로 발송

 

 

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3. 다운로드(Download)

 

●  기능 설명

스프레드시트를 다른 형식의 파일로 저장(내보내기) 하는 기능입니다.
인터넷 연결이 없어도 사용할 수 있도록 로컬에 저장할 때 유용합니다.

 

●  사용 방법

 

1. 상단 메뉴에서 파일 → 다운로드(Download) 클릭
2. 다음과 같은 파일 형식을 선택할 수 있습니다:
   • Microsoft Excel (.xlsx)
   • OpenDocument (.ods)
   • PDF 문서 (.pdf)
   • 웹 페이지 (.html)
   • 쉼표로 구분된 값 (.csv)
   • 탭으로 구분된 값 (.tsv)

원하는 형식을 클릭하면 자동으로 다운로드가 시작됩니다.

 

 

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활용 예시

 

• 고객에게 데이터를 PDF 형식으로 보고용 전달
• Excel 형식(.xlsx)으로 변환해 오프라인에서 편집
• CSV 형식으로 변환해 다른 데이터 분석 도구(R, Python 등)에서 사용